تشریح مهم ترین دستاوردهای اداره کارگزینی دانشگاه

خانم دکتر راضیه رحمانی رئیس اداره کارگزینی مدیریت امور اداری دانشگاه، مهم ترین فعالیت های این اداره در سال جاری را تشریح کرد.
وی افزایش حقوق 598 کارمند اداری و 558 عضو هیات علمی دانشگاه از ابتدای سال جاری و صدور احکام این افراد و نیز آماده سازی و تمدید قراردادها و اصلاحیه های 75 عضو حجمی را از جمله اقدامات اداره کارگزینی دانست.
خانم دکتر رحمانی با اشاره به انجام ارزشیابی شش ماهه اول سال 99 در دانشگاه گفت: افرادی که بر اساس آیین نامه استخدامی اعضای غیرهیات علمی مصوب هیات امنا در تاریخ 22 مرداد 1397 مشمول ارتقا می شدند، 280 نفر بودند که احکام جدید 274 نفر از آنها صادر شده و علت عدم صدور احکام جدید برای شش نفر باقیمانده، عدم انجام ارزشیابی توسط افراد علیرغم اطلاع رسانی مکرر اداره کارگزینی بوده است.

رئیس اداره کارگزینی ادامه داد: افزایش حق عائله مندی و اولاد 398 عضو هیات علمی و 284 کارمند اداری از ابتدای سال 1399 انجام شده و پایه های جدید 274 تن از اعضای هیات علمی که توسط معاونت آموزشی تایید شده، در احکام جدید آنها اعمال شده است. همچنین با برگزاری سه جلسه هیات اجرایی، 133 مورد ارتقای کارمندان ناشی از انتصاب های جدید (48 مورد)، اعمال مدرک تحصیلی (28 مورد) و تغییر رتبه (57 مورد) انجام شد و احکام این افراد توسط اداره کارگزینی صادر شده است.
وی افزود: اداره کارگزینی مدیریت امور اداری دانشگاه، فعالیت های مهم و چشمگیر دیگری نیز انجام داده که اگر چه برای عموم کارکنان محسوس نیست، اما نتایج آن در آینده نزدیک و با تسهیل سازوکارهای اداری و روان سازی فرایندهای مختلف در سطح دانشگاه مشخص خواهد شد.
خانم دکتر رحمانی در این زمینه به ارتقای سامانه منابع انسانی دانشگاه از بام به مروارید اشاره کرد و گفت: سامانه بام تحت وب نبود و کمبودهای زیادی داشت که از جمله آنها می توان به عدم امکان دسترسی در شرایط دورکاری اشاره کرد. با توجه به شیوع کرونا، دورکاری و کاهش ساعات کاری و حجم کار بسیار بالای اداره کارگزینی و درخواست های متعدد کارکنان ضروری بود تا سامانه قدیمی کنار گذاشته شود و همکاران بتوانند وظایف شغلی خود را در منزل نیز انجام دهند. زیرا در غیر این صورت چاره ای جز حضور مرتب و روزانه کارمندان اداره کارگزینی در محل کار وجود نداشت.

وی ثبت و به روزرسانی داده های کارکنان اداری و اعضای هیات علمی دانشگاه در سامانه کارمند ایران و همه کارکنان دانشگاه در سامانه پاکنا وابسته به سازمان برنامه و بودجه و نیز ثبت و به روزرسانی احکام اعضای هیات علمی در سامانه حس وزارت علوم را دستاورد دیگر اداره کارگزینی دانست و گفت: سایر مدارک و اطلاعات هویتی اعضای هیات علمی در دانشکده های مدیریت و روانشناسی بررسی و تایید شده و در سامانه حس بارگذاری شده است. این روند در مورد سایر دانشکده ها نیز در حال انجام است و تا تکمیل این فرایند ادامه می یابد.
وی افزود: اداره کارگزینی دانشگاه در حال تکمیل آرشیو الکترونیک و دریافت و ذخیره سازی نسخه الکترونیک مدارک هویتی و تحصیلی و ... همه کارکنان دانشگاه است. این امر با توجه به شیوع ویروس کرونا، مشکلات ناشی از حجم بالای اسناد و مدارک فیزیکی و تاکید بر الکترونیکی شدن روند ذخیره اسناد اداری مورد تاکید دانشگاه است. در حال حاضر این روند در مدیریت امور اداری دانشگاه و زیرمجموعه های آن تکمیل شده و طی ماه های آتی در سایر معاونت ها و سپس دانشکده های دانشگاه نیز انجام خواهد شد.
خانم دکتر رحمانی از صدور قرارداد نیروهای حجمی دانشگاه در سامانه مروارید و توقف صدور این قراردادها در قالب سنتی نیز خبر داد و گفت: این امر موجب تجمیع اطلاعات همه کارکنان دانشگاه و دسترسی آسان مدیران دانشگاه به داده های این همکاران شده است.
رئیس اداره کارگزینی دانشگاه در نهایت به ارسال پیامک امضای احکام جدید برای تمامی کارکنان دانشگاه و الکترونیکی شدن فرایند تسویه حساب بازنشستگی کارکنان دانشگاه با پیگیری های مکرر خبر داد و گفت: در آینده نزدیک تکمیل فرم های بازنشستگی به صورت الکترونیکی و بدون نیاز به مراجعه حضوری انجام خواهد شد. البته در این روند برخی مشکلات رخ داده و از جمله فوق العاده مدیریت و پایه های تشویقی بازنشستگان در احکام صندوق بازنشستگی کشوری لحاظ نشده بود. از همین رو، اداره کارگزینی، در حال بررسی پرونده های حدود هزار عضو بازنشسته دانشگاه و اطلاعات فوق العاده مدیریت و پایه های تشویقی و غیره این افراد جهت اعمال در احکام بازنشستگی توسط صندوق بازنشستگی کشوری است.